Datenschutzhinweise
Informationen nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
1. Verantwortlicher
[Name fehlt – unter Einstellungen → Impressum und Datenschutz ergänzen]
[Anschrift fehlt – unter Einstellungen → Impressum und Datenschutz ergänzen]
[E-Mail-Adresse fehlt – unter Einstellungen → Impressum und Datenschutz ergänzen]
2. Zweck und Rechtsgrundlage
Testbetrieb: FloriDesk wird derzeit erprobt. Es werden ausschließlich erfundene Beispieldaten sowie die Anmeldedaten der Personen verarbeitet, die die Anwendung testen. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung der Testpersonen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und das berechtigte Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Echte Personal- und Gesundheitsdaten werden erst nach Freigabe durch die Datenschutzbeauftragte verarbeitet; diese Hinweise werden vorher angepasst.
3. Welche Daten verarbeitet werden
- Benutzerkonto: E-Mail-Adresse, Rollen, Passwort (nur als nicht umkehrbarer Hash), Schlüssel der Zwei-Faktor-Anmeldung (verschlüsselt).
- Mitgliederdaten: Name, Personalnummer, Einheit, Dienstgrad, Funktionen, Kontaktdaten, Anschrift, Geburtsdatum, Lehrgänge und Seminare, Führerscheinklassen, Profilbild und Anhänge, soweit eingetragen.
- Fristen: Datum der Untersuchung nach G 26.3, der Belastungs- und Jahresübung, der Unterweisung und der Führerscheinkontrolle. Gespeichert wird nur das Datum, kein Befund.
- Einsatz- und Dienstbetrieb: Teilnahme an Einsätzen und Diensten mit Fahrzeug und Funktion, Aufwandsentschädigung, ausgegebene Schutzkleidung mit Übergabeprotokoll.
- Protokoll: wer wann welchen Datensatz geändert hat, An- und Abmeldungen. Bei fehlgeschlagenen Anmeldungen zusätzlich die IP-Adresse, um Angriffe zu erkennen.
4. Cookies und externe Inhalte
FloriDesk setzt nur ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie („fm_sitzung“), damit du angemeldet bleibst. Es wird beim Abmelden oder spätestens nach 12 Stunden ungültig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Es gibt keine Analyse- oder Werbe-Cookies, kein Tracking und keine Inhalte von fremden Servern; Schriften und Programmteile werden vom eigenen Server geladen. Der Webserver protokolliert Seitenaufrufe ohne IP-Adresse. Das FloriTab (Tablet im Gerätehaus) speichert bei einem Verbindungsausfall die Angaben, die es anzeigt, und die offline erfassten Einträge auf dem Gerät, bis sie übertragen sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
5. Empfänger
- Hosting: [Hoster fehlt – unter Einstellungen → Impressum und Datenschutz ergänzen] (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO).
- E-Mail-Versand für Einladungen, Erinnerungen und Nachrichten: [Mailanbieter fehlt – unter Einstellungen → Impressum und Datenschutz ergänzen].
- Push-Benachrichtigungen (nur wenn du sie in „Mein Konto“ einschaltest): Die Nachricht läuft verschlüsselt über den Push-Dienst des Browsers bzw. Handys (z. B. Google, Apple, Mozilla, Microsoft), der sie nicht lesen kann. Dabei kann eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU stattfinden. Nachrichten enthalten keine Gesundheits- oder Kontaktdaten; Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, jederzeit widerrufbar durch Ausschalten.
- Kalender-Abo (nur wenn du es einrichtest): Dein Kalenderprogramm ruft deine Termine über einen geheimen Link ab. Nutzt du einen Kalenderdienst im Internet (z. B. Google, Apple iCloud, Microsoft), speichert dieser die Termine dort.
Darüber hinaus findet eine Weitergabe an andere Stellen oder in Länder außerhalb der EU nicht statt. Innerhalb von FloriDesk sieht jede Person nur die Daten, die ihre Rolle erlaubt.
6. Speicherdauer
- Fehlgeschlagene Anmeldungen mit IP-Adresse: 30 Tage.
- Ausgeschiedene Mitglieder (nach dem Austritt): 5 Jahre.
- Einsatzberichte (nach dem Einsatz): 10 Jahre.
- Dienste (nach dem Dienst): 5 Jahre.
- Abrechnungen der Aufwandsentschädigung (nach Ende des Abrechnungszeitraums): 10 Jahre.
- Erledigte Aufgaben (nach der letzten Änderung): 2 Jahre.
- Termine im Kalender (nach dem Termin): 2 Jahre.
- Behobene Mängel (nach der Behebung): 5 Jahre.
- Ausgesonderte Fahrzeuge und Geräte (nach dem Aussondern): 5 Jahre.
- Kleiderkammer (nach dem Aussondern bzw. Erledigen): 3 Jahre.
- Abgeschlossene Prüfungen (nach der Prüfung): 5 Jahre.
- Posteingang (nach dem Eingang): 2 Jahre.
- Protokoll (nach dem Eintrag): 2 Jahre.
- Nach Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht, sobald die Administration den Löschlauf bestätigt hat (mindestens einmal im Jahr).
- Datensicherungen: 14 Tage, verschlüsselt.
- Benutzerkonto: bis zur Löschung oder Deaktivierung durch die Verwaltung.
7. Sicherheit
Übertragung nur verschlüsselt (HTTPS), Zwei-Faktor-Anmeldung, Rechte je Rolle, verschlüsselte Sicherungen und Protokollierung aller Änderungen. Einzelheiten stehen in den technischen und organisatorischen Maßnahmen.
8. Deine Rechte
Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine Einwilligung kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen. Wende dich dafür an die oben genannte Adresse.
Du kannst dich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.